Vademecum des aides financières aux doctorant.e.s

Aides financières

Qu’est-ce que l’ED peut financer ?

- une mobilité : transport/hébergement pour un déplacement nécessaire à la thèse (séjour de terrain, participation active à une manifestation scientifique). La demande est dans la mesure du possible à faire avant la mission, mais il est possible de demander l’aide rétroactivement lors de l’appel suivant la date du déplacement. L’EDESTA
ne prend pas en charge le transport vers Paris des doctorant.es qui n’y résident pas.

- l’organisation d’une manifestation scientifique à l’initiative des doctorant.e.s (déplacement des participants,
restauration le jour J)

- des frais liés à un projet de recherche création (acquisition de matériel, frais d’organisation d’un spectacle, de production d’un film, etc.). Cette aide ne peut être obtenue qu’une fois au cours de la thèse.

Ces aides vous seront versées directement pour vous permettre de réaliser la dépense.

- Une aide à la publication de la thèse jusqu’à 2 ans après la soutenance, qui sera versée à l’éditeur.

Les dossiers spécifiques sont à télécharger sur le site dans la rubrique « Financements ».

Calendrier et procédure

Il y a 3 sessions d’attribution des aides par an (février, mai, novembre) et les dossiers sont à déposer environ une semaine avant (échéance communiquée dans les mails de l’ED).

Compte tenu de la multiplication des envois tardifs ou incomplets malgré la clarification de la procédure, tout dossier arrivé en retard ou incomplet à l’échéance passera à la session suivante.

Avant la soumission à l’EDESTA, le dossier doit être approuvé en amont.

Pour l’ensemble des demandes d’aides, la validation de la part des directeur.ices de recherche est un avis argumenté qui peut être bref et inclus dans le formulaire. Il n’est pas nécessaire de fournir à part une longue lettre de recommandation.

Après accord et signature du/de la référent.e scientifique, le dossier doit être validé par l’équipe de recherche. Il n’est pas obligatoire d’obtenir un financement de l’équipe de recherche pour obtenir ensuite les aides individuelles, mais il faut au minimum obtenir la validation scientifique. Pour l’organisation d’une manifestation dont l’équipe de recherche apparaît comme co-porteuse, une petite participation est attendue (environ 10 %
du budget total).

La date limite d’envoi des dossiers aux labos est fixée une semaine avant l’échéance de l’EDESTA,
pour permettre le bon traitement des dossiers. Le labo retourne ensuite le dossier au/à la doctorant.e qui est responsable de son envoi à l’EDESTA.

Pour AIAC, le dossier doit faire un envoi simultané à la direction du laboratoire et à celle de l’atelier dans lequel le/la doctorant.e est inscrit.e. Pour les autres équipes, le/la doctorant.e doit contacter la direction.

Justificatifs

Les dossiers ne sont complets qu’avec tous les justificatifs :

Exemples de justificatifs scientifiques

- pour une manifestation scientifique : joindre un programme si vous organisez ou participez, une lettre d’acceptation à un colloque…

- pour une mobilité en archives, dans une institution : courrier de prise de contact avec l’institution concernée

- pour une publication : lettre d’acceptation de l’éditeur (ou devis, qui fait office aussi de justificatif financier)

Justificatifs financiers

Il faudra, une fois toutes les sommes dépensées, transmettre les factures définitives.

A l’étape de de la demande, il s’agit souvent de devis prévisionnels si l’on n’a pas encore engagé la dépense (si
c’est fait, fournir d’emblée les factures). Pour l’estimation,il ne faut pas se contenter d’approximation mais s’appuyer sur les tarifs précis en vigueur (capture du site du fournisseur, du transporteur ou de l’hébergeur, avec les tarifs, devis établi par un prestataire – par exemple pour la restauration, l’édition…)

La facturation doit être établie au nom de l’étudiant·e faisant la demande de remboursement (et pas au nom de l’université).

Pour des tirages de programmes ou affiches, il est préconisé de passer par lareprographie de Paris 8 en adressant la demande à l’EDESTA au minimum 15 jours avant la date de retrait des documents souhaités.

Le budget présenté dans le tableau récapitulatif doit être équilibré en dépenses et recettes et refléter les coûts de
l’ensemble du projet, au-delà de la seule aide apportée par l’EDESTA.

Le dossier doit expliciter quelle(s) dépense(s) précise(s) seront l’objet del’aide EDESTA.