EDESTA / Vademecum des aides financières aux doctorant.e.s

Aides financières

Qu’est-ce que l’ED peut financer ?

– une mobilité : transport/hébergement pour un déplacement nécessaire à la thèse (séjour de terrain, participation active à une manifestation scientifique). La demande est dans la mesure du possible à faire avant la mission, mais il est possible de demander l’aide rétroactivement lors de l’appel suivant la date du déplacement.

– l’organisation d’une manifestation scientifique à l’initiative des doctorant.e.s (déplacement des participants, restauration le jour J)

– des frais liés à un projet de recherche création (acquisition de matériel, frais d’organisation d’un spectacle, de production d’un film, etc.). Cette aide ne peut être obtenue qu’une fois au cours de la thèse.
Ces aides vous seront versées directement pour vous permettre de réaliser la dépense.

– Une aide à la publication de la thèse jusqu’à 2 ans après la soutenance, qui sera versée à l’éditeur.

Les dossiers spécifiques sont à télécharger sur le site dans la rubrique « Financements ».

Calendrier et procédure

Il y a 3 sessions d’attributions des aides par an (février, mai, novembre). Avant la soumission à l’EDESTA, le dossier doit être approuvé en amont.

Après accord et signature du/de la référent.e scientifique, le dossier doit être validé par l’équipe de recherche. Il n’est pas obligatoire d’obenir un financement de l’équipe de recherche pour obtenir ensuite l’aide de l’EDESTA, mais il faut au minimum obtenir la validation scientifique. La date limite d’envoi des dossiers aux laboratoires est fixée une semaine avant l’échéance de l’EDESTA, pour permettre le bon traitement des dossiers. Le laboratoire retourne ensuite le dossier au/ à la doctorant.e qui est responsable de son envoi à l’EDESTA.

Pour AIAC, le dossier doit faire un envoi simultané à la direction du laboratoire et à celle de l’atelier dans lequel le/la doctorant.e est inscrit.e. Pour les autres équipes le.la doctorant.e doit contacter la direction.

Par respect du travail de toutes les personnes qui administrent et instruisent les dossiers, il faut prévoir de transmettre des dossiers complets : en un seul envoi et en fusionnant les pièces en un seul document.

Justificatifs

Les dossiers ne sont complets qu’avec tous les justificatifs :

Exemples de justificatifs scientifiques

– pour une manifestation scientifique : joindre un programme si vous organisez ou participez, une lettre d’acceptation à un colloque…

– pour une mobilité en archives, dans une institution : courrier de prise de contact avec l’institution concernée

– pour une publication : lettre d’acceptation de l’éditeur (ou devis, qui fait office aussi de justificatif financier)

Justificatifs financiers

Il faudra, une fois toutes les sommes dépensées, transmettre les factures définitives.

A l’étape de de la demande, il s’agit souvent de devis prévisionnels si l’on n’a pas encore engagé la dépense (si c’est fait, fournir d’emblée les factures). Pour l’estimation, il ne faut pas se contenter d’approximation mais s’appuyer sur les tarifs en vigueur (capture du site du fournisseur, du transporteur ou de l’hébergeur, avec les tarifs, devis établi par un prestataire – par exemple pour la restauration, l’édition…)

La facturation doit être établie au nom de l’étudiant·e faisant la demande de remboursement (et pas au nom de l’université).

Le budget présenté dans le tableau récapitulatif doit être équilibré en dépenses et recettes et refléter les coûts de l’ensemble du projet, au-delà de la seule aide apportée par l’EDESTA.

Le dossier doit expliciter quelle(s) dépense(s) précise(s) seront l’objet de l’aide EDESTA.